Member Search

What do I Need to Know to Set Up a Romanian Company?

Published: 28 November 2022

Most  people  who  set  up  companies  in  Romania  chose  to  incorporate a  limited  liability company  (“SRL”).  If  you  are  considering  setting up  a  company, there  are  certain initial  matters  which  you  need  to  consider. These  are  the  steps,  legal  procedures,  documents required  and  the  associated  costs  to  set  up  a  SRL.   

This  article  is  indicative  only  and  is  not  specific legal  advice  or  a  detailed explanation  of  Romanian company  law.  It  does  outline the  incorporation  procedures.  This  article  is  prepared  on  the  basis  that  a  decision  has  already  been  taken  to  open  a  SRL.

Any  person  can  be  a  shareholder  in  a  Romanian company.  There  is  no  limitation on  citizenship  or  residency  of  the  shareholders. There  is  no  limit  on  the  number of  companies  in  which  an  individual  or  company  can  be  the  sole  shareholder.

Steps  in  the  legal  process:

1)              The  initial step  is  an  application  to  the  Romanian Trade  Registry  (the  "Trade  Registry")  for  the reservation  of  the  required  name  and  any  logo  of  the  proposed company.  They  review electronically  the  application and  the  names  applied  for  and  issue  a  confirmation of  name  availability. Normally  they  accept the  first  name  requested.  In  certain  cases, although  the  name  may  initially be  accepted  there  are  circumstances when  at  the  time  of  registration,  the  name  will  be  refused. 

2)              Preparation  and  signature  of  the  Constitutive Act  in  English and  Romanian  as  required.  (Memorandum and  Articles  of  Association).   

3)              Application  to  the  Trade  Registry  for  the  registration of  the  proposed company.

4)              Approval  of  the  registration of  the  proposed company;  and

5)              Publication  of  the  incorporation of  the  company in  the  Official Gazette.

Application  to  the  Romanian  Trade  Registry  for  the  reservation of  the  name  and  any  logo  of  the  proposed company.

A  request  is  filed  with  the  Trade  Registry,  indicating the  preferred  name  for  the  proposed  company. The  Trade  Registry will  reserve  the  name,  if  available.  The  reservation  is  valid  for  ninety  days  from  the  date  the  reservation  is  issued  by  the  Trade  Registry.  If  registration  in  not  completed in  the  ninety-day period,  then  a  fresh  reservation application  must  be  made  to  reserve  the  name  of  the  proposed company.  Should  the  proposed  name  include  the  word  “Romania” then  an  application must  be  made  to  the  Romanian  Government for  the  right  to  incorporate a  company  which  includes  the  word  Romania in  its  name.

Preparation  and  signature of  the  Constitutive Act  (Memorandum  and  Articles  of  Association).

The  Constitutive  Act  is  prepared and  must  be  signed by the  prospective  shareholder(s).  In  the  Constitutive Act,  the  capital if  any  of  the  company is  expressed  in  RON.  If  there  has  been  a  contribution  in  kind  to  the  capital of  real  estate, the  Constitutive  Act  must  be  signed  in  front  of  a  notary and  a  valuation of  the  in-kind asset  prepared  by  a  registered valuer  must  be  supplied.  The  Constitutive  Act  can  if  required  be  signed  in  Romania  by  the  lawyers acting  on  the  incorporation  of  the  company under  a  lawyer’s power  of  attorney.

Application  to  the  Trade  Registry for  the  registration of  the  proposed company.

An  application  for  the  registration of  the  proposed company  is  made  to  the  Trade  Registry. The  application  includes the  documents  listed below.  The  Trade  Registry  will  review  all  the  documents submitted  and  approve  or  reject  the  registration  of  the  proposed company.

The  application  to  the  Trade  Registry  for  the  registration of  the  proposed company  must  be  submitted  inter  alia  with  the  following documents:

a)  The  signed Constitutive  Act  of  the  proposed company.  This  must  include  the  business  object of  the  company; the  law  requires a  detailed  list  of  the  activities  that  will  be  carried  on  by  the  company,  including the  main  business domain  and  the  main  activity (CAEN  codes);  the  names  of  the  shareholders and  the  full  names  of  the  administrator/s  of  the  company.

b)  If applicable,  the  decision of  a  foreign company  to  establish the  proposed  company in  Romania.

c)  Copies  of  the  corporate documents  of  the  foreign  company that  is  to  be  the  shareholder  of  the  proposed company.

d)  In the  case  of  a  corporate shareholder  an  up-to-date extract  from  the  relevant  commercial registry  confirming  the  valid  registration of  the  corporate shareholder.  This  document must  be  apostilled, if  required  by  the  law,  translated  into  Romanian  and  the  translation notarized.

e)  The  reservation of  the  name  and  the  logo  (if  the  company is  to  have  a  logo)  of  the  proposed  company.

f)  Details  of  the  address of  the  headquarter of  the  proposed company  together  with  a  copy  of  the  rent  contract. After  registration  of  the  Company, the  Trade  Register office  sends  the  rent  contract to  the  tax  authorities  where  the  building is  located.

g)  In accordance  with  Romanian law  Hammond  Partnership as  lawyers  can  supply  a  virtual  office for  the  first  12  months of  company’s  life  in  Romania. This  enables  a  company  to  be  formed quickly.  This  contract is  registered  with  the  Romanian tax  authorities.

h)  Declaration  as  to  the  identity  of  the  ultimate beneficial  owner  of  the  shares in  the  Company or  the  person who  will  control the  Company.

i)  Details  of  the  capital -  the  amount of  the  capital and  how  it  will  be  contributed,  in  cash  or  in  kind.  There  is  no  requirement for  a  SRL  to  have  a  share  capital,  although we  advise  clients to  form  a  SRL  with  a  minimum share  capital  of  ten  RON.  If  the  SRL  has  a  capital 30%  must  be  paid  within three  months  of  incorporation  and  the  balance within  twelve  months of  incorporation.

j)  After  formation, the  company  can  freely  open  a  bank  account  in  Romania,  subject to  the  banks  requirements  in  connection  with  knowing  their  client.

k)  In respect  of  an  in-kind  contributions to  the  capital of  the  company proof  of  ownership and  a  valuation report  in  relation to  such  contribution must  accompany  the  application  for  formation.

l)  A declaration  made  by  the  individual shareholders,  or  by  the  representative  of  the  corporate shareholder,  they  are  aware  of  the  provisions of  the  Romanian Penal  Code  referring to  false  declaration and  that  they  have  complied with  the  provisions of  Romanian  Law.

m)  A declaration  made  by  the  proposed administrator(s)  that  the  conditions  required for  their  appointment have  been  fulfilled.     

n)  The  signature of  the  proposed administrator.

o)  A declaration  made  by  foreign  administrators  and  shareholders  that  they  do  not  have  outstanding  tax  obligations  to  the  Romanian authorities.

p)  Receipts  proving the  payment  of  the  registration fees,  and

q)  If necessary,  a  power  of  attorney in  favor  of  the  person or  persons  empowered to  deal  with  the  registration of  the  proposed company  in  Romania.

These  documents  do  not  have  to  be  signed  in  Romania  and  can  be  signed  outside of  Romania  and  legalized  for  use  in  Romania  as  required.   

Where  the  shareholders are  foreign  individuals or  legal  persons, any  documents  required for  the  incorporation of  the  proposed company,  which  are  supplied  in  any  other  language  other  than  Romanian must  be  translated into  Romanian  and  the  translation notarized.  Dual  language documents  in  Romanian and  English  or  any  other  language  can  be  signed.

If  the  Trade  Registry  approves the  incorporation  of  the  proposed company,  it  will  then  be  registered  in  three  days.  The  Trade  Registry  can  approve  or  reject  the  registration  of  the  proposed company.  In  case  of  rejection of  the  application an  appeal  against the  decision  can  be  made  within  fifteen (15)  days.   

After  the  Trade  Registry  has  approved  the  incorporation  of  the  company, the  Trade  Registry arranges  for  the  publication  of  an  announcement of  the  registration of  the  company in  the  Official Gazette  of  Romania. 

The  Administrators

Every  company  is  required  to  have  at  least  one  administrator  at  the  time  of  incorporation.  The  administrator  of  a  company may  be  Romanian or  foreign  citizen, resident  or  a  non-resident  person. The  Company  Law  provides  that  it  is  prohibited  for  an  administrator to  manage  two  or  more  Romanian  companies having  the  same  object  of  activity  or  that  are  competitors  without the  prior  consent of  the  shareholders. 

It  should  be  noted  that  the  administrator is  obliged  to  implement  the  decision  of  the  shareholders meetings,  which  is  the  governing body  of  the  company.  Administrators  have  limited  powers when  compared  to  company  directors as  understood  in  many  other  legal  systems. The  Company  can  decide  to  grant  any  powers  to  the  Administrator except  for  the  powers  that  are  expressly given  by  the  law  or  stated  in  the  Constitutive Act  to  the  shareholders.  The  powers  of  the  Administrators  can  be:

  • Preparing  the  Company’s  financing,  operational  and  investment  plans.
  • Preparing  the  annual  balance  sheet  and  inventory  of  the  Company  that  has  to  be  annually  approved  by  the  shareholders.
  • Preparing  the  profit  distribution  plans  for  the  Company  and  the  plan  for  the  recovery  of  any  losses.
  • Obtaining  all  the  permits  and  licenses,  authorisations  and  signing  the  documents  related  hereof  in  the  name  of  the  Company.
  • Approving  the  organizational  structure  of  the  Company.
  • Approving  the  Company’s  internal  regulations.
  • Employing  or  dismissing  of  the  personnel  of  the  Company.
  • Apply  for  working  permits,  visas  and  residence  cards  and  dealing  with  all  matters  with  Ministry  of  Labour,  Immigration  department  and  other  related  authorities  for  the  Company  and  its  employees.
  • Opening,  operating  and  closing  bank  accounts  in  the  name  of  the  Company  with  banks  from  Romania  or  abroad;  operating  current  accounts,  depositing  funds  and  withdrawing  them  in  the  name  of  the  Company,  to  sign  payment  orders  as  well  as  credit  facilities,  loans  and  electronic  banking  in  the  name  of  the  Company.
  • Representing  the  Company  in  relation  to  third  parties  and  in  the  courts  of  law.
  • Can  agree  to  purchase  any  business,  assets  or  goods,  with  or  without  credit/loan,  in  the  name  of  the  Company.
  • Can  decide  upon  pledging,  leasing,  renting  or  sale  of  the  assets  of  the  Company,  in  the  most  favourable  terms  either  movable  or  immovable  assets.

In  many  instances a  decision  of  the  shareholders is  required  for  matters  which  would  normally be  the  discretionary decision  of  a  director  in  a  non-Romanian company.

At  the  time  of  incorporation,  the  role  of  the  administrators  should be  clarified.  Any  of  the  powers  stated above  can  be  limited  to  certain  amounts in  case  of  operations  involving money  and  conclusion of  such  operations can  be  subject to  pre-approval  from  the  shareholders if  this  is  wanted,  for  example  when  buying,  selling, renting  or  constituting as  collateral  goods  in  the  company's  patrimony, whose  value  exceeds a  certain  amount or  when  loans  are  contracted.

Depending  on  the  specific needs of  the  Company the  Articles  of  Association  can  reflect  the  exact  will  of  the  shareholders  in  regard  to  the  powers of  the  Administrator(s).

An  administrator  does  not  need  to  be  based  in  Romania,  although it  is  advisable. Most  of  the  powers  of  an  administrator can  be  delegated to  a  third  party  under  a  power  of  attorney, if  provided  for  by  the  Constitutive  Act.  Examples  of  these  powers are:

  • Represent  the  Company  in  relation  to  third  parties;  conclude  contracts  with  clients  and/or  suppliers.
  • Obtain  all  the  permits  and  licenses,  authorisations  and  sign  the  documents  related  hereof  in  the  name  of  the  Company.
  • Open,  operate  and  close  bank  accounts  in  the  name  of  the  Company  with  banks  from  Romania  or  abroad;  operate  current  accounts,  deposit  funds  and  withdraw  them  in  the  name  of  the  Company,  sign  payment  orders  as  well  as  credit  facilities,  loans  and  electronic  banking  in  the  name  of  the  Company.

Time  for  incorporation

Provided  a  complete set  of  documents has  been  lodged with  the  Trade  Registry  the  period  required to  complete  the  registration  of  a  limited liability  company  in  the  Trade  Registry  is  three  (3)  working  days.

If  at any  time  it  is  necessary to  amend  the  constitutive  act  of  a  company  a  certificate  confirming any  amendments  of  the  constitutive act  is  issued within  five  (5)  working  days  from  the  date  the  request  for  alteration  is  registered  with  the  Trade  Registry.

Supplementary  Provisions

Additional  authorizations  may  be  required depending  upon  the  nature  of  the  business to  be  carried on  by  the  company.  As  a  rule,  these  are  the  normal authorizations  in  respect of  a  specific business  i.e.,  banking, financial  services,  pharmaceuticals,  energy, etc.                                                                                                                                                                                             

Registration  with  fiscal authorities

At  the  time  of  registration of  the  company, it  is  allotted a  registration  number ("Fiscal  Code")  with  the  Romanian fiscal  authorities.  The  value  added  tax  number is  the  Fiscal Code  pre-fixed  with  the  letters "RO".    Currently  a  company  with  a  turnover of  less  than  one  million (1,000,000)  Euro  pays  a  tax  of  1%  to  3%  on  its  turnover  provided it  has  at  least  one  employee.  From  1st  January 2023  a  company with  a  turnover of  less  than  five  hundred thousand  (500,000)  Euro  will  pay  a  tax  of  1%  on  its  turnover  provided it  has  one  employee.  The  micro  company cannot  supply  management services  the  fees  of  which  exceed  20%  of  its  turnover.       

A  company  must  be  registered for  VAT  if  its  turnover is  greater  than  eighty-eight  thousand five  hundred  (88,500) Euro.  If  the  turnover  is  less,  it  can  apply  to  be  registered  as  a  VAT  payer.  Currently registration  occurs  the  day  following an  application.  If  a  company’s turnover  is  more  than  100,000 EURO  in  any  one  year,  then  VAT  is  payable monthly  otherwise  it  is  payable quarterly.

Obtaining  tax  identification  numbers for  the  Shareholders and  Administrators

Non-residents  who  are  required  by  law  to  supply  a  declaration  of  income  paid  to  a  nonresident  have  the  obligation to  register  for  tax  purposes in  Romania.  The  authorities  will   assign  a  tax  identification  number or  code  (NIF). This  is  used  for  the  purpose  of  declaring  any  tax  obligations to  the  Romanian tax  authorities.

The  tax  identification  number is  required  for  the  administrator of  a  company for  the  purpose of  the  VAT  registration  of  the  company.

After  incorporating  the  company,  it  is  advisable to  obtain  the  tax  identification  number for  the  shareholders and  the  administrators  of  the  company.

Statutory  Fees  on  incorporation

The  fees,  which  must  be  paid  to  complete  the  registration  of  a  company, are  the  followings:

  • Stamp  taxes.
  • The  translation  and  notarization  fees  for  all  the  documents  required  to  be  translated  and  notarized.
  • Publication  fee  for  the  Official  Gazette;  and
  • Registration  fee  with  the  Trade  Registry,  which  is  calculated  at  the  date  of  the  filing  of  the  application  for  registration,  taking  account  of  the  objects  of  the  proposed  company.

It  is difficult  for  the  lawyers  to  provide  an  accurate  estimate of  the  total  cost  of  these  fees  as  they  depend  in  part  upon  the  cost  of  publication in  the  official gazette.    We  advise that  a  provision of  one  hundred and  seventy-five  (175)  EURO  is  made.   

Shareholder

The  maximum  number of  shareholders  in  a  limited liability  company  cannot exceed  fifty  and  the  minimum is  one.  Any  person  can  be  a  shareholder  in  a  Romanian company.  We  would  not  advise a  foreign  investor to  have  other  shareholder  who  are  not  closely  connected with  the  majority shareholder  as  under  Romanian  law  unanimity  of  shareholders  is  required  for  certain  decisions. If  there  is  not  a  close  relationship between  the  shareholders, there  is  the  possibility  in  the  event  of  a  dispute  in  the  future that  the  minority shareholders  will  be  in  a  ransom  or  blackmail  position against  the  majority shareholders.  Consideration  should be  given  even  at  incorporation as  to  what  is  to  happen  if  a  shareholder wishes  to  leave  the  company or  is  asked  to  leave.

After  formation,  a  company  needs  to  appoint an  accountant  to  deal with the  Ministry  of  Finance  regarding the  monthly,  quarterly and  annual  filings as  well  as  keeping  the  company  accounting records. 

From  the  above  it  will  be  seen  that  the  formation  of  a  SRL  is  a  simple  process requiring  a  number of  documents.  If  proper  preparation is  made  and  instructions  are  given  it  is  possible to  form  a  company  within seven  days  of  giving  the  relevant  instructions.

 


Nicholas Hammond
Hammond-Partnership
Country:
Romania
Practice Area:
Commercial
Website:
Phone Number:
004021 589 7892
Fax:
0040 215 897360
Nicholas is an experienced and well known English commercial lawyer based in Bucharest. He started his carrier in London and was the managing partner of the law firm Hicks Arnold before moving to Romania. As head of Hicks Arnold he opened the office in Romania and subsequently worked for Taylor Joynson as head of their Bucharest office. After leaving them he set up Hammond and Associates, now Hammond-partnership as an independent law firm based in Bucharest. His wide knowledge of international law and its application in Romania has enabled him to act for a wide range of clients from major aircraft manufacturers, banks and fiancé institutions as well as private investors. His experience in commercial law is extensive and he is able to counsel clients in many fields.

Member Introduction

The Lawyer Network in numbers

0+

Members Firms

0+

Countries

0+

Practice Areas

0+

Member Firms
Total Staff