What to do When Taxmen Get Search Warrants?

Tax  Authorities  have  powers  to  summon  persons and  documents,  and  survey  his  premises  to  secure  evidences of  undisclosed  documents or  assets.  Such  powers  have  various  limitations and  therefore  Tax  Authorities  have  to  resort to  search  and  seizure  when  there  is  evidence  of  undisclosed  documents or  assets  which  have  not  been  and  would  not  be  disclosed in  ordinary  course.The word  “search”  means  “look  for”  or  “seek  out”  and  the  word  “seizure”  means  “dispossession  of  the  person from  whom  seizure is  made  and  assumption  of  possession  of  the  seized article.”

Pre-Search  Provisions

On  what  basis  cases  for  search  are  identified:    

• Generally,  when  an  officer  not  below  the  rank  of  the  Joint  Director/Joint  Commissioner  has  in  consequence  of  information  in  its  possession  reason  to  believe  that  any  person  is  in  possession  of  any  undisclosed  documents  or  assets  or  has  omitted  or  failed  or  will  not  produce  such  documents,  etc.  required  by  such  authorities,  then  such  officer  may  give  authorization  for  search.  The  officer  authorizing  search  are  called  authorization  officers.
• As  per  CBDT  Instructions,Searches  should  be  carried  out  only  in  cases  where  the  expected  concealment  is  more  thanRs.  1  crore.
• A  search  authorization  can  be  issued  against  any  person  including  a  non-resident  whose  income  is  liable  to  tax  in  India.
• The  expression  'information'  must  be  something  more  than  a  mere  rumour  or  a  gossip  or  a  hunch.

Search  Warrant-  What  to  look  for: 

• A  search  action  has  to  be  'person  specific'.
• All  the  family  members  are  separate  assessable  legal  entities  under  the  Act  and  in  a  case  where  search  warrant  has  been  issued  in  the  name  of  'Assessee  and  Family,  it  cannot  be  stretched  to  cover  all  the  family  members,  namely  spouse  and  children.
• The  authorisation  of  search  in  the  case  of  a  company  could  not  be  treated  to  be  authorisation  of  search  in  the  case  of  individual  directors.
• A  search  warrant  can  be  issued  in  joint  name.
• Separate  search  warrant  for  each  premise  to  be  searched  is  required.
• Issue  of  Blank  warrant  is  illegal.
• The  Search  Warrant  must  be  produced  to  the  person  search  before  the  commencement  of  the  search;  however  copy  of  the  same  is  not  required  to  be  given. 

Who  can  conduct a  Search? 

• The  authorizing  officer  authorizes  an  income  tax  authority  for  conducting  search.
• Such  officer  is  called  as  Authorised  Officer.
• An  income  tax  inspector  cannot  be  an  Authorized  Officer.
• Search  Warrant  has  to  be  in  the  name  of  Authorised  Officer.

Conduct  of  Search    

Timing  of  Search?  

• A  search  may  be  commenced  anytime.

Which  premises can  be  searched? 

• The  premises  for  which  search  warrant  is  issued  can  only  be  searched.

What  should  the  person  whose  premises  are  searched  do  before  allowing search? 

• Check  the  warrant  of  authorization  for  seal  and  signature  of  the  issuing  authority.
• Verify  the  identity  of  each  member  of  the  search  party.
• Conduct  personal  search  of  all  members  of  the  search  party  before  the  start  of  the  search  and  on  conclusion  of  the  search.
• Have  at  least  two  respectable  and  independent  residents  of  the  locality  as  witness.

What  are  the  Powers  of  the  Authorised Officer? 

General  Powers 

• ·        Enter  and  search any  building,  vessel, vehicle  or  aircraft where  he  has  reason  to  suspect  that  such  books  of  account, other  documents,  money, bullion,  jewellery,  or  other  valuable article  or  things are  kept.

• ·        break  open  the  lock  of  any  door,  box,  locker, safe,  almirah  or  other  receptacle where  the  keys  are  not  available.

• ·        search  such  a  person  who  has  either got  out  of  or  is  about  to  get  into  or  is  already  present in  the  building where  search  is  carried  out.

• ·        to  require  any  person  to  afford  the  authorized  officer the  necessary  facility to  account/other  documents maintained  in  the  form  of  electronic  record.

• ·        place  marks  of  identification  on  any  books  of  account/other documents  including  the  right  to  make  any  extracts  or  copies  from  them.

• ·        make  a  note  or  an  inventory  of  any  such  money/bullion/jewellery/other  valuable article  or  thing. 

Power  of  Seizure 

• ·        seize  any  such  books  of  account/  other  documents  /  money/  bullion/ jewellery/  valuable  article or  thing  found  as  a  result  of  the  search conducted

• ·        stock-in-trade of  the  business cannot  be  seized, only  a  note  or  inventory of  the  same  can  be  made.

• ·        immovable  property  is  outside  the  purview  of  seizure.

• ·        Cash,  Computers,  CD’s  and  pen-drive can  be  seized.

• ·        Jewellery  can  be  seized  subject to  certain  restrictions.

• ·        If  the  disclosed assets  are  seized even  after  showing the  evidence  of  disclosure  and  its  explained source,  then  such  seizure  is  illegal.

• ·        if  it  is  not  possible or  practicle  to  take  physical possession  of  any  valuable  article or  thing  due  to  its  physical  characteristic,  then  order  deeming seizure  of  the  same  can  be  passed.

• ·        In  cases  where  it  is  not  practicable to  seize  any  valuable  article or  thing,  etc.  for  reasons other  than  above, the  authorized  officer can  pass  a  restraint  order  for  a  period  not  exceeding  60  days  from  the  date  of  the  order.

• ·        Books  of  accounts, documents,  etc  can  be  seized up  to  30  days  after  completion  of  assessment  pursuant to  search.

• ·        Cash,  jewellery,  etc.  can  be  kept  for  a  maximum period  of  120  days,  however any  existing  tax  liability  can  be  adjusted against  them. 

Power  to  record Statements  and  Examine on  oath 

• ·        Any  statement  made  by  a  person  during examination  may  be  used  as  evidence  during any  proceeding  under  the  Income Tax  Act,  1961.

• ·        The  CBDT  has  stressed  that  the  focus  of  search &  seizure  operations should  be  on  collection  of  evidence  for  tax  evasion and  no  attempt shall  be  made  to  obtain confession  as  to  the  undisclosed income. 

Preparation  of  Panchnama 

• ·        A  search  and  seizure  under  the  Act  has  to  be  carried out  in  the  presence  of  at  least  two  respectable inhabitants  of  the  locality  where  the  search  and  seizure  is  conducted.  Those  respectable  inhabitants are  witnesses  to  the  search and  seizure  and  are  known  as  ‘panchas’. The  documentation  of  what  they  witness  is  known  as  the  ‘panchnama’.

• ·        Thus,  a  panchnama is  nothing  but  a  document recording  what  has  happened  in  the  presence of  the  witnesses. 

What  are  the  Rights  and  Duties  of  the  person searched? 

• To  have  a  copy  of  panchnama  together  with  all  the  annexures.
• To  put  his  own  seals  on  the  packages  containing  the  seized  assets.
• To  inspect  the  seals  on  various  respectable  placed  in  the  course  of  the  search  and  subsequently  reopened  by  continuation  of  search.
• To  have  a  copy  of  any  statement  before  it  is  used  against  him  in  an  assessment  or  prosecution  proceedings.
• To  inspect  books  of  account  etc.  seized  or  to  take  extracts  there  from  in  the  presence  of  any  of  the  authorised  officers  or  any  other  person  empowered  in  this  behalf.
• To  allow  free  and  unhindered  ingress  in  to  the  premises.
• To  identify  all  receptacles  in  which  assets  or  books  of  account  and  documents  are  kept  and  to  hand  over  keys  to  such  receptacles  to  the  authorised  officer.
• To  identify  and  explain  the  ownership  of  the  assets,  books  of  account  and  documents  found  in  the  premises.
• Not  to  allow  or  encourage  the  entry  of  any  unauthorised  person  in  the  premises.
• Not  to  remove  any  article  from  its  place  without  notice  or  knowledge  of  the  Authorised  Officer.  If  he  secrets  or  destroys  any  document  with  the  intention  of  preventing  the  same  from  being  produced  or  used  as  evidence  before  the  Court  or  public  servant,  he  may  be  punished  with  imprisonment  or  fine  or  both,  in  accordance  with  section  204  of  the  Indian  Penal  Code.
• To  answer  all  questions  truthfully  and  the  best  of  his  knowledge.  He  should  not  allow  any  third  party  to  either  interfere  or  prompt  while  his  statement  is  being  recorded  by  the  Authorised  Officer.  In  doing  so,  he  should  also  keep  in  mind  that: 

• If  he  refuses  to  answer  a  question  on  a  subject  relevant  to  the  search  operation,  he  shall  be  punishable  with  imprisonment  or  fine  or  both,  under  section  179  of  the  Indian  Penal  Code.
• Being  legally  bound  by  an  oath  or  affirmation  to  state  the  truth  or  affirmation  to  state  the  truth,  if  he  makes  a  false  statement,  he  shall  be  punishable  with  imprisonment  or  fine  or  both  u/s  181  of  the  Indian  Penal  Code.
• Similarly,  if  he  provides  evidence  which  is  false  and  which  he  knows  or  believes  to  be  false,  he  is  liable  to  be  punished  u/s  191  of  the  Indian  Penal  Code.

• To  affix  his  signature  on  the  recorded  statement,  inventories  and  the  panchnama.
• To  ensure  that  peace  is  maintained  throughout  the  duration  of  the  search,  and  to  co-operative  with  search  party  in  all  aspects  so  that  the  search  action  is  concluded  at  the  earliest  and  in  a  peaceful  manner.
• Similar  co-operation  should  be  extended  even  after  the  search  action  is  over,  so  as  to  enable  the  Authorised  Officer  to  complete  necessary  follow-up  investigations  at  the  earliest.

(Assisted  by  Amit  Kaushik  and  Shreya  Chaudhary, Advocates)